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Langzeitarchivierung mit PDF/A


Anleitungsvideo PDF/A-Dateien in Microsoft Word 2010 erstellen:
Mit Microsoft Office Word 2010 und folgenden ist es möglich, eine PDF/A-Datei direkt aus einem Word-Dokument heraus zu erzeugen. Dazu wird kein weiteres Programm benötig. Hier eine kleine Anleitung:
1. Überprüfung der Dokumenteneigenschaften wie „Autor“, „Titel“ oder „Firma“, da diese in das finale PDF/A-Dokument übernommen werden. Ggf. muss eine Anpassung der Inhalte erfolgt bzw. müssen diese noch nachgetragen werden.

2. Befehl „Datei speichern unter“ öffnen und den Dateityp „PDF“ wählen. Das Untermenü „Optionen“ öffnen und dann im Bereich „PDF-Optionen“ die Option „ISO 19005-1-kompatibel (PDF/A)“ auswählen.

3. Wahlweise kann dann noch die Erstellungsart von Textmarken z.B. mithilfe von Überschriften ausgewählt werden. Ansonsten die Standardeinstellung „Dokumentenstrukturtags für Eingabehilfen“ belassen.

4. Dokumententitel eingeben und das Dokument im Zielordner abspeichern.


Anleitungsvideo Excel zu PDF/A:
Anleitungsvideo PDF-Dateien mit Adobe Professional in PDF/A umwandeln
Schon bestehende PDF-Dateien lassen sich mit ab Version 8 von Adobe Acrobat Professional einfach in PDF/A-Dokumente umwandeln und zwar geht dies über das integrierte „Preflight“ Plug-In.

1. Unter Werkzeuge die Druckproduktion öffnen und auf „Preflight“ klicken.

2. Menüpunkt „PDF/A-Standard“ und danach „Nach PDF/A-1b konvertieren“ auswählen.

3. „Prüfen und korrigieren“ anklicken. Ggf. werden noch notwendige Informationen abgefragt, um eine erfolgreiche Konvertierung durchzuführen.

4. Dokumententitel eingeben und das Dokument im Zielordner abspeichern

5. Im Anschluss an die erfolgreiche Konvertierung wird ein Ergebnisprotokoll angezeigt.