Grundlage der digitalen Archivierung

Das Ziel der digitalen Archivierung ist es, elektronisch vorhandene Daten und Dokumente planmäßig über festgelegte Zeiträume systematisch zu speichern und verfügbar zu machen ohne sie, im Gegensatz zur Datensicherung, durch aktuellere Daten zu überschreiben. Werden Daten über einen Zeitraum von mehr als zehn Jahren archiviert, spricht man von Langzeitarchivierung.
Eine Strategie zur elektronischen oder digitalen Archivierung kann helfen gesetzliche Vorgaben zur Archivierung zu erfüllen, daneben kann sie aber auch Kosten im Unternehmen reduzieren und sogar dazu dienen, dem Unternehmen Wettbewerbsvorteile zu schaffen. Viele Gründe können daher eine Motivation für kleine und mittlere Unternehmen darstellen um die digitale Archivierung einzuführen, wir stellen nachstehend die wichtigen Gründe vor.

a) Einhaltung von Gesetzen und Richtlinien
Zahlreiche Vorschriften und Gesetze regeln die ordnungsmäße Aufbewahrung von Papier- bzw. Digitaldokumenten und legen fest, welche Inhalte wie aufbewahrt werden müssen. Die wichtigsten Anforderungen sind beschrieben im Handelsgesetzbuch (§§ 239, 257 HGB), der Abgabenordnung (§§ 146, 147 AO) und der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff).
Demnach müssen Unternehmen alle Unterlagen mit kaufmännischem Charakter für eine genau festgelegt Zeit aufbewahren. Es handelt sich dabei gemäß Abgabenordnung (AO), § 147 Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen um folgende Dokumente:

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Exkurs: Abgabenordnung (AO), § 147 Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen
(1) Die folgenden Unterlagen sind geordnet aufzubewahren:
• Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen,
• die empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefe,
• Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe,
• Buchungsbelege,
• Unterlagen, die einer mit Mitteln der Datenverarbeitung abgegebenen Zollanmeldung nach Artikel 77 Abs. 1 in Verbindung mit Artikel 62 Abs. 2 Zollkodex beizufügen sind, sofern die Zollbehörden nach Artikel 77 Abs. 2 Satz 1 Zollkodex auf ihre Vorlage verzichtet oder sie nach erfolgter Vorlage zurückgegeben haben,
• sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.
(2) Mit Ausnahme der Jahresabschlüsse, der Eröffnungsbilanz und der Unterlagen nach Absatz 1 Nr. 4a können die in Absatz 1 aufgeführten Unterlagen auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern aufbewahrt werden, wenn dies den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht und sichergestellt ist, dass die Wiedergabe oder die Daten
1. mit den empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefen und den Buchungsbelegen bildlich und mit den anderen Unterlagen inhaltlich übereinstimmen, wenn sie lesbar gemacht werden,
2. während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar sind, unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können.
(3) Die in Absatz 1 Nr. 1, 4 und 4a aufgeführten Unterlagen sind zehn Jahre, die sonstigen in Absatz 1 aufgeführten Unterlagen sechs Jahre aufzubewahren, sofern nicht in anderen Steuergesetzen kürzere Aufbewahrungsfristen zugelassen sind. Kürzere Aufbewahrungsfristen nach außersteuerlichen Gesetzen lassen die in Satz 1 bestimmte Frist unberührt. Die Aufbewahrungsfrist läuft jedoch nicht ab, soweit und solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, für welche die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist; § 169 Abs. 2 Satz 2 gilt nicht.
(5) Wer aufzubewahrende Unterlagen in der Form einer Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern vorlegt, ist verpflichtet, auf seine Kosten diejenigen Hilfsmittel zur Verfügung zu stellen, die erforderlich sind, um die Unterlagen lesbar zu machen; auf Verlangen der Finanzbehörde hat er auf seine Kosten die Unterlagen unverzüglich ganz oder teilweise auszudrucken oder ohne Hilfsmittel lesbare Reproduktionen beizubringen.
(6) Sind die Unterlagen nach Absatz 1 mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt worden, hat die Finanzbehörde im Rahmen einer Außenprüfung das Recht, Einsicht in die gespeicherten Daten zu nehmen und das Datenverarbeitungssystem zur Prüfung dieser Unterlagen zu nutzen. Sie kann im Rahmen einer Außenprüfung auch verlangen, dass die Daten nach ihren Vorgaben maschinell ausgewertet oder ihr die gespeicherten Unterlagen und Aufzeichnungen auf einem maschinell verwertbaren Datenträger zur Verfügung gestellt werden. Die Kosten trägt der Steuerpflichtige.
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Anwendung der Abgabenverordnung in Unternehmen
Schon seit dem Jahr 2002 müssen Unternehmen bei Betriebsprüfung der Finanzverwaltung alle Daten die mittels eines EDV-Systems erstellt wurden in auswertbarer digitaler Form zur Verfügung gestellt werden. Und dies gilt bis zum Abschluss des jeweiligen Prüfungszeitraums, d.h. also auch für die gesamte Dauer der jeweilig geltenden Aufbewahrungsfrist. Der reine Ausdruck der Daten auf Papier ist nicht mehr ausreichend. Generell ist dies für die meisten Unternehmen kein Problem, sofern es sich z.B. um PDF-Formate oder Office-Dokumente wie Word- oder Excel-Dokumente handelt. Anders sieht es auch bei der Nutzung bzw. Anwendung von spezieller Branchen- oder Unternehmenssoftware oder gar bei einem Software- oder Anbieterwechsel. Hier kann es schwierig sein, die in einer „alten“ Software erstellten Daten auch nach einigen Jahren in der ursprünglichen digitalen Form wiederherzustellen. Es sei denn man hat sie seinerzeit in elektronischer Form in einer geeigneten Archivierungssoftware hinterlegt. Dann sind auch Zeiträume von zehn Jahren und mehr kein Problem. Denn der Gesetzgeber schreibt den Unternehmen nicht vor welche DMS- oder Archivierungslösung sie verwenden sollen. Jede Software die eine rechtssichere Ablage von Dokumenten ermöglicht kann den Anforderungen z.B. der Finanzverwaltung entsprechen. Die meisten Systeme bieten hier neben der reinen Archivierung der Daten auch weiteren nutzenbringende Funktionen wie eine umfangreiche Recherche oder die Auswertung der archivierten Daten an.

Weitere Regelungen
Neben den kaufmännischen Regelungen zur Archivierung von Dokumenten (Archivierungszeitraum bis zu zehn Jahren) existieren auch weitere Aufbewahrungsvorschriften z.B. im medizinischen Bereich. Die Aufbewahrungsfrist für Patientenakten beträgt zehn Jahre; für Dokumente die in den Bereich der Strahlenschutz– bzw. Röntgenverordnung sowie des Transfusionsgesetztes fallen sogar bis zu 30 Jahre.
Zusätzlich zu den allgemeinen Aufbewahrungsfristen, die sich aus den vorgenannten Gesetzen und Vorschriften ergeben, gibt es noch branchenspezifische Archivierungsvorgaben z.B. im Bereich der Luftfahrt, der Gefahrengutverordnung oder dem Arzneimittelgesetz. So müssen im Bereich der Luftfahrt alle Unterlagen wie z.B. Konstruktionspläne zu einem Flugzeug über die gesamte Länge der Betriebsdauer vorgehalten werden.

Bei der Auswahl einer Archivierungslösung sollte daher darauf geachtet werden, dass die Archivierungssoftware bzw. das DMS alle gesetzlichen Anforderungen an eine ordnungsgemäße revisionssichere Archivierung von Dokumenten erfüllt und ebenso die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung einhält.

b) Produkthaftung
Schadenersatzansprüche verjähren in manchen Fällen erst nach 30 Jahren ab dem den Schaden auslösenden Ereignis z.B. bei Verletzung des Körpers o.ä. Daher kann es für Unternehmen ratsam sein, Produktdokumente auch über die normale Archivierungsdauer hinaus oder sogar über die Produktlebensdauer hinaus aufzubewahren. Eine intelligente Archivierungslösung kann alle notwendigen Dokumente über die Laufzeit verfügbar halten und einfachen Zugriff auch nach vielen Jahren der Archivierung ermöglichen.

c) Investitions- und Know-how-Sicherung
Neben den kaufmännischen Daten eines Unternehmens sind vor allem auch die Datenbestände zu berücksichtigen, die das gesammelte Wissen und Know-how des Unternehmens enthalten. Hier sind Konstruktionsunterlagen, technische Zeichnungen etc. zu berücksichtigen und im Sinne des Wissenserhalts für die Zukunft in der Archivierungsstrategie mit hoher Priorität aufzunehmen. Denn der Verlust dieser Daten z.B. durch einen Brand oder eine Überschwemmung kann zu hohen Verlusten führend. Ein digitales Archiv kann daher nicht nur zur Abwicklung von kaufmännischen Geschäftsvorfällen wie z.B. Rechnungsprüfungsvorgängen dienen, es kann auch eine Quelle für ein übergreifendes Wissensmanagementsystem dienen, aber nur dann wenn Dokumenten und sonstige Daten strukturiert archiviert und einfach wiedergefunden und genutzt werden können. Solche Funktionen, ebenso wie Schnittstellen und weiteren Systemen wie z.B. Wissensmanagementtools können moderne Dokumentenmanagementsysteme und Archivierungslösungen bieten.

d) Erfüllung von Kundenanforderungen
Oft geht die Überlegung zur digitalen Archivierung bei den Unternehmen nicht aus eigenem Antrieb, sondern durch die Anforderung von Kunden hervor. Vor allem Zulieferbetrieb und Originalausrüster werden seitens ihrer Kunden häufig aufgefordert Lösungen zur digitalen Archivierung einzuführen, getrieben durch die Motivation bei Produkthaftungsvorfällen besser durch eine gute Dokumentation abgesichert zu sein bzw. nachweisen zu könne, dass nicht nur das produzierende Unternehmen kein Verschulden an einem Schadensereignis trifft, sondern auch seine Lieferanten/Zulieferer.